Certinia PSA : informations sur la région, la pratique, le groupe (RPG) et conseils de réorganisation
Auteure: Virginia DeCeglia
Les solutions d’automatisation des services professionnels (PSA) peuvent être utilisées pour obtenir une meilleure visibilité et plus de contrôle sur la planification des projets et des ressources. Le Professional Services Cloud ou PSA Platform de Certinia est un exemple de solution PSA et c’est l’option utilisée par notre propre organisation.
Si votre organisation utilise également la plateforme PSA de Certinia, ce blogue:
- Décrira les informations importantes sur les régions, les pratiques et les groupes (RPG) qui sont au cœur des mesures et des rapports de la solution
- Couvrira les bases et les meilleures pratiques d’affectation RPG, les paramètres de sécurité des utilisateurs et des conseils de réorganisation pour éviter les défis liés au changement
Informations RPG
Comme mentionné ci-dessus, les RPG guident les données métriques et les rapports de votre solution. Ils offrent une visibilité sur les données planifiées et réelles, ainsi que les données d’utilisation et de prévision pour les ressources et projets de services professionnels de votre entreprise.
Les valeurs RPG sont basées sur des règles liées aux transactions (par exemple, les fiches de pointage, les dépenses, la facturation, etc.) et peuvent généralement être définies comme suit :
- Région : une entité géographique ou un emplacement utilisé pour la responsabilité financière, ou la région dans laquelle les projets sont exécutés
- Pratique : un ensemble de projets gérés par un gestionnaire d’engagement, un portefeuille de projets, etc. ; cette valeur peut également indiquer une entité au sein de votre organisation, telle qu’une ligne de produits
- Groupe : un secteur d’activité, tel que la santé ou les services financiers, un groupement départemental pour la gestion des ressources ou tout autre groupement nécessaire
Les valeurs RPG sont configurées pour avoir une hiérarchie définie dans votre solution. Cela signifie que lorsqu’une transaction est entrée dans la solution, les données RPG sont cumulées (c’est-à-dire résumées ou regroupées) d’une certaine manière en fonction des règles que vous avez définies. Les cumuls incluent des mesures telles que les réservations, les facturations ou les coûts.
Par exemple, supposons que l’une des ressources à temps plein de votre organisation soit un consultant informatique qui travaille à la fois sur des projets internes et sur des projets clients. Lorsqu’ils saisissent leur feuille de temps, les informations de leur feuille de temps sont automatiquement cumulées en fonction de la configuration des RPG et de la hiérarchie de la solution.
Basée sur cette configuration, ou de l’attribution de valeur RPG et de la hiérarchie qui ont été définies, cette feuille de temps offrirait à votre équipe de direction plus d’informations sur des éléments tels que :
- Nombre total d’heures facturables pour cette ressource, et pour toutes les ressources et tous les projets
- La performance du responsable de l’engagement de la ressource informatique en matière de planification des ressources par rapport à l’utilisation
- Coûts associés aux projets du client inclus dans la feuille de temps de cette ressource
Il est également important de noter que chaque RPG a sa propre hiérarchie indépendante, ce qui permet des rapports de type matriciel.
Principes de base et sécurité de la configuration RPG
Comment les affectations RPG sont-elles effectuées et la hiérarchie déterminée ? Si votre solution Certinia PSA n’est pas encore opérationnelle ou en cours d’utilisation, les meilleures pratiques recommandent de commencer simplement, avec au moins une région, un cabinet ou un groupe de niveau supérieur ou mondial.
- Déterminer pour chaque RPG s’il doit représenter des cumuls de données de projet ou des cumuls de ressources ; par exemple, les affectations RPG peuvent être basées sur :
- Où le projet est livré
- Qui est le chef de projet
- Quelle entité commerciale obtient les revenus
- Identifier dans quelle(s) transaction(s) il doit être inclus
- Étudiez attentivement chaque hiérarchie et la façon dont les valeurs RPG pourraient être utilisées pour les rapports et les cumuls (c’est-à-dire, comment ces valeurs auront un impact sur les données métriques et les indicateurs clés de performance)
Vous devez également examiner attentivement le groupe de configuration RPG, qui est un ensemble d’options de configuration définissant le comportement d’un objet ou d’une fonctionnalité.
- Ces groupes suivent des règles qui déterminent comment les transactions (par exemple, les revenus, les coûts, le temps, les dépenses, etc.) sont cumulées dans chaque niveau du RPG, et s’ils doivent suivre le RPG de la ressource ou du projet
- Une fois les règles définies, si ces valeurs sont modifiées à l’avenir, cela aura un impact sur les cumuls
Une fois les affectations et la hiérarchie définies, comment vous assurez-vous que seules les bonnes personnes ont accès aux informations sensibles telles que les coûts, avant la mise en service de la solution ?
Les paramètres de sécurité limitent les informations visibles et disponibles pour modification pour certains utilisateurs ; ces paramètres sont généralement gérés via des ensembles d’autorisations et la sécurité au niveau du champ.
- Si une valeur de coût doit être masquée pour un utilisateur ou un groupe d’utilisateurs, ajustez les ensembles d’autorisations afin que le FLS sur les objets en question n’autorise pas l’accès à ces champs de coût.
- N’oubliez pas que les valeurs peuvent exister sur plusieurs objets (ressource, affectation, feuilles de temps, transactions, etc.), alors soyez minutieux et validez également les rapports, pour garantir leur sécurité
Changements, modifications ou réorganisation du RPG
Il n’est pas rare que les organisations mettent en place leur solution Certinia PSA, voient la nouvelle quantité d’informations et de perspectives qu’elles obtiennent et décident de modifier les données fournies ou la manière dont leurs données RPG sont traitées pour les rapports. C’est un outil très puissant, et sa capacité à aider les organisations à apporter rapidement des changements bénéfiques est l’un de ses principaux arguments de vente.
Il y a quelques changements ou modifications que vous pouvez apporter à votre solution en direct et en cours d’utilisation qui auront un impact minimal :
- Changements de nom des succursales existantes
- Changements de nom aux RPG existants
- Ajout d’une nouvelle branche à la hiérarchie (si les données historiques n’ont pas besoin d’y être déplacées)
Pour les changements, y compris ceux énumérés ci-dessus, demandez-vous toujours :
- Ces modifications devront-elles faire référence à des transactions historiques, ou seront-elles effectives uniquement à l’avenir ?
- La réorganisation aura-t-elle un impact à la fois sur les projets et sur les ressources ?
- L’une des règles de suivi des transactions sera-t-elle affectée ?
Sur la base des réponses à ces questions, faire appel à un expert en solutions pour obtenir de l’aide peut être un moyen plus sûr et plus rapide d’apporter les modifications nécessaires.
Assistance aux solutions PSA de Certinia
Si votre organisation a besoin de tout type d’assistance avec sa solution PSA de Certinia, ou si vous souhaitez plus d’informations sur la façon dont la plateforme PSA de Certinia pourrait vous aider à atteindre vos objectifs, nous sommes là pour vous aider.
Si vous recherchez des ressources supplémentaires sur les solutions PSA et Certinia (anciennement FinancialForce) PSA — notre webinaire « Atteindre un meilleur retour sur investissement : FinancialForce PSA vs. Alternative PSA Solutions » passe en revue la valeur et le retour sur investissement de la solution d’automatisation des services professionnels (PSA), ainsi que benchmarks pour les produits PSA et leurs implémentations.