Comment trouver et résoudre les problèmes courants de fuite de revenus liés à la facturation ?
La fuite de revenus est le résultat d’opportunités de facturation perdues, comme le fait de ne pas facturer ou de sous-facturer un client ; elle est définie comme la perte non planifiée de revenus liés à l’activité. Cela peut se produire parce que les produits ou services facturables n’ont pas fait l’objet d’un suivi ou d’un rapport efficace, ou parce qu’un client n’a pas été facturé conformément aux termes de son contrat.
- Selon MGI Research, 42 % des organisations sont confrontées à une certaine forme de perte de revenus.
Le problème lorsqu’on rate une opportunité de facturation, c’est que l’on risque de ne jamais pouvoir récupérer ces revenus non facturés. Même s’il n’est pas trop tard pour envoyer une facture, un retard de facturation peut nuire à votre relation avec les clients.
Trouver et corriger les fuites de revenus
- Processus manuels ou manque d’automatisation
Le problème : Si vous vous appuyez sur des processus manuels, c’est le premier point sur lequel vous devez vous pencher, car il crée la plus grande possibilité d’erreurs de facturation.
Les changements dans la facturation des clients sont fréquents – par exemple, les clients peuvent souhaiter mettre à niveau, ajouter un produit ou un service, ou retarder leur service. Donc, si vous suivez ces choses en utilisant des processus manuels (les feuilles de calcul non intégrées sont quelque chose que nous voyons couramment utilisé par les clients avant la transition vers une solution automatisée) :
- Vous ouvrez la porte à l’erreur humaine, aux données manquantes, etc ;
- Et vous risquez de ne pas être en mesure de stocker, suivre et facturer correctement ces frais.
La solution : Quelle que soit la taille de votre entreprise, si vous voulez vous préparer à la réussite et à la croissance, vous devez trouver une solution de facturation automatisée qui fonctionnera pour votre équipe de gestion des revenus – ou, à tout le moins, chercher à améliorer le processus.
- Demandez conseil à quelqu’un qui connaît les affaires et la finance ;
- La connaissance du produit et le fait que quelqu’un vous parle de son expérience de mise en œuvre devraient être gratuits.
- Cela vous donnera plus d’informations pour commencer à prendre des décisions, et vous aidera à décider s’il s’agit d’un partenaire avec lequel vous serez heureux de travailler.
- Facturation différée et paiements échelonnés
Le problème : Plus de dates de paiement, c’est plus de risques de retards de paiement, et cela nécessite un système de gestion plus complet.
Les conditions flexibles attirent les clients qui préfèrent retarder la facturation ou qui souhaitent essayer un produit ou un service avant de s’y engager. C’est une bonne chose d’offrir plus d’options à vos clients, mais si votre organisation ne récupère pas ces revenus en temps voulu, cela entraîne un manque à gagner.
- Dans le cas des paiements échelonnés, les risques et les avantages du bien ou du service ne sont pas entièrement transférés au point de vente.
- Dans le cas de la facturation différée, qui peut inclure une période sans intérêt si le paiement intégral est effectué avant une certaine date, vous risquez de ne pas percevoir les recettes au-delà du paiement initial et d’encourir le coût supplémentaire des efforts de recouvrement (voir ci-dessous).
La solution : La solution que nous recommandons pour ce problème est de collecter et d’analyser les données pertinentes relatives aux paiements.
- Les repères et les tendances vous aideront à comprendre les raisons des baisses de paiement et des ventes perdues ;
- Vous pourrez alors procéder à des ajustements et répéter les analyses pour obtenir les résultats escomptés.
- Cette méthode est idéale pour identifier les problèmes localisés et plus généraux.
- Retards de paiement et recouvrement
Le problème : La poursuite des paiements est à la fois frustrante et chronophage. Bien que les entreprises ayant des modèles de facturation récurrente soient les plus à risque, toutes les entreprises sont confrontées à ce problème.
Il est évident que les clients qui vous paient à temps sont essentiels au succès global de votre entreprise. Chaque fois que ce n’est pas le cas, vous commencez immédiatement à perdre du temps et des ressources pour essayer de collecter ces revenus.
- Si ce problème n’est pas traité correctement, il peut avoir des répercussions sur de nombreux secteurs de votre entreprise et nuire aux relations avec les clients.
La solution : Suivez de manière proactive le vieillissement des factures de vos clients grâce à des rapports et envoyez les factures dès que possible. Faites en sorte que les e-mails de recouvrement et de paiement soient simples et concis.
- Automatisez ces opérations autant que possible pour éviter les erreurs, et envoyez des notifications à intervalles réguliers.
- Pour les recouvrements :
- Rappelez-leur la date d’échéance initiale du paiement.
- Informez-les si vous réessayez la méthode de paiement utilisée dans le dossier.
- Soyez professionnel et choisissez vos mots avec soin
- Récapitulez le produit ou les services afin qu’ils comprennent ce qui leur manquera si le contrat ou la commande est résilié.
Soutien en cas de fuite de revenus
La fuite de revenus peut être un problème qui dépasse le cadre de votre service de facturation. Si vous êtes à la recherche d’une analyse des fuites de revenus, si vous souhaitez obtenir des conseils sur une solution financière, un système d’approvisionnement public ou un service, ou si vous avez besoin d’optimiser n’importe quel aspect de votre activité, nous vous proposons notre aide, nos évaluations, notre assistance et notre expertise multisectorielle pour que votre entreprise prenne la bonne direction.