Trucs et astuces de FinancialForce : Combiner les bons de commande avec le suivi des conteneurs d’expédition

FinancialForce Tips and Tricks: Combining Purchase Orders with Shipping Container Tracking

La plupart des défis opérationnels de la chaîne d’approvisionnement relèvent de quelques catégories distinctes qui, lorsqu’elles sont abordées de manière systématique, sont faciles à résoudre (par exemple, le suivi des bons de commande et des conteneurs d’expédition). Lorsqu’il s’agit de gérer les bons de commande, la plupart des équipes d’entrepôt utilisent encore des feuilles de calcul, des appels téléphoniques et des e-mails pour retrouver les informations de base, telles que le camion ou le conteneur dans lequel se trouve la commande et la date d’arrivée estimée.

Cependant, lors de l’utilisation de FinancialForce, des méthodologies personnalisées peuvent être développées afin que les équipes d’entrepôt puissent éviter les processus manuels d’achats et de suivi des commandes.

L’automatisation et la gestion des bons de commande combinées au suivi des conteneurs d’expédition dans le même système offrent aux organisations :

  • Une meilleure visibilité pour éviter les retards, les interruptions et les écarts.
  • La possibilité de suivre facilement plusieurs lignes de commande d’achat dans le cadre d’un suivi centralisé des enregistrements de conteneurs et de mettre à jour ces lignes avec tout changement de livraison.
  • Une interface conviviale pour contrôler les expéditions de produits de l’achat à la réception.
  • Des données plus complètes pour générer des rapports pour la planification de la livraison des conteneurs et la gestion des stocks.
  • Le suivi de commandes multiples une fois le conteneur arrivé dans l’entrepôt.

Conseils pour commencer

La première étape consiste à créer un système d’approvisionnement dans votre FinancialForce ERP, qui devra être configuré pour créer et gérer correctement les bons de commande.

  • Vous devrez ensuite créer un objet conteneur personnalisé et inclure les champs nécessaires pour suivre les informations sur le conteneur.
  • Ensuite, ajoutez ou liez plusieurs lignes des bons de commande au conteneur ; cela indique tous les articles sur les lignes du bon de commande qui seront livrés via ce conteneur particulier à l’entrepôt.
  • Une fois que le conteneur est physiquement reçu à sa destination finale, le statut de l’enregistrement du conteneur peut être mis à jour, et l’inventaire des lignes liées à la commande peut être reçu dans le système de manière appropriée.

Configuration du conteneur

Pour qu’une solution fonctionne correctement, elle doit être configurée de la bonne manière.

  • Les objets de conteneur personnalisés doivent inclure les informations d’en-tête de conteneur, des liens d’interface personnalisés, des vues des lignes de commande d’achat associées à ce conteneur et des déclencheurs personnalisés pour s’assurer que les informations de conteneur sont à jour.
  • Les informations d’en-tête des conteneurs doivent inclure le numéro unique de ce conteneur, l’ID d’expédition, la taille, la date d’expédition et l’ETA de sa date d’arrivée.
    • Vous pouvez également inclure des informations sur le véhicule, le lieu de destination et la date d’exécution.
  • Un framework sera nécessaire pour que les utilisateurs puissent facilement accéder aux informations dans Salesforce ; l’interface utilisateur doit inclure un bouton permettant aux utilisateurs de lier les bonnes lignes de bon de commande ouvertes non affectées à l’en-tête du conteneur.
    • Le cadre doit également permettre aux utilisateurs d’afficher les détails de la ligne de bon de commande liés, tels que le numéro de bon de commande, le numéro de ligne, l’article, la date d’expédition du fournisseur, la date d’ETA du fournisseur, la quantité à recevoir, etc.

Résultats

Il s’agissait d’un exemple de solution permettant à un utilisateur de combiner et d’automatiser le processus de commande d’achat tout en suivant les informations importantes sur les conteneurs dans FinancialForce, à afficher dans Salesforce.

L’objectif final est d’aider à coordonner et à communiquer avec le transporteur, tout en conservant les informations de réception et d’inventaire ensemble pour les équipes de gestion d’entrepôt.

En plus des avantages énumérés dans la première section de ce blog, avec ce type de configuration, les utilisateurs finaux bénéficieront :

  • Déclencheurs personnalisés sur les objets conteneurs apportant les modifications nécessaires, comme la mise à jour des lignes de bon de commande pertinentes à la date d’arrivée appropriée.
  • Champs d’en-tête de conteneur liés automatiquement aux lignes de bon de commande associées ;
    • Lorsque vous consultez une ligne de bon de commande particulière déjà associée à un conteneur, des informations sur le conteneur, telles que son numéro, son ID d’expédition ou d’autres détails inclus dans le cadre, sont affichées.
  • Une fois qu’un conteneur est physiquement reçu à sa destination, son statut peut être mis à jour et l’inventaire des lignes de commande d’achat associées peut être reçu dans le système en conséquence.

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